Тезаурус

Электронный документооборот (Electronic Document Management, EDM)

Электронный документооборот (Electronic Document Management, EDM) – это процесс создания, извлечения, совместного использования, отслеживания, ревизии, распределения и хранения документов и информации, которую они содержат в рамках определенной информационной системы.

Электронный документооборот обслуживается соответствующим программным обеспечением (Enterprise Document Management Systems, EDMS). В современных информационных сетях системы электронного документооборота являются составной частью платформ управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management Systems, ECMS) наряду с системами управления контентом (Content Management Systems, CMS), системами управления медиаданными (Digital Assets Management Systems, DAMS), системами ведения записей (Record Management Systems, RMS).

Компоненты систем электронного документооборота

Управление метаданными

Метаданные представляют собой дополнительную информацию, помещаемую в теле документа. К примеру в системе электронного документооборота платформы Site Sapiens веб-документам определяются метаданные для системы индексирования, что позволяет добиться наиболее релевантных результатов при поиске.

Интеграция

Многие системы управления электронным документооборотом могут быть интегрированы непосредственно в сторонние приложения. Таким образом пользователь не выходя из приложения может извлечь документ, внести изменения и вернуть измененный документ назад систему электронного документооборота как новую версию.

Хранение

Система электронного документооборота может включать определение правил хранения документов: где сохраняется документ, как долго он будет храниться, когда и как будет производиться миграция документа между хранилищами.

Доставка и распределение

В системе электронного документооборота готовому документу может быть определена его «область видимости». В информационных сетях на базе веб документы публикуются в интранет/экстранет/интернет. Документ может быть опубликован в различных форматах представления.

Безопасность

Каждый документ системы документооборота подчиняется единой политике прав информационной сети. Любые операции над документом станут доступными пользователю лишь при наличии у него соответствующих прав.

Взаимодействие

Системы электронного документооборота обеспечивают совместную работу над документами, что достигается посредством версионного контроля (Versioning), автоматизации бизнес-процессов (Workflow) и коммуникационных сервисов.

Автоматизация бизнес-процессов (Workflow)

Системы электронного документооборота, как правило, включают в себя автоматизацию бизнес-процессов (Workflow), сопряженных с жизненным циклом документа. В ходе разработки документа и после его создания участники бизнес-процессов электронного документооборота передают документ по определенным в системе дугам переходов (Transitions). Документ поступает к следующему участнику, который может направить документ далее по одной из доступных ему дуг (например, утвердить документ или отправить его на доработку).

Пример решения: информационное веб-пространство компании «Белтелеком»

Версионный контроль (Versioning, Revision Control)

В системах электронного документооборота ведется версионный контроль, что позволяет участникам бизнес-процессов получать информацию об истории изменений документов.